Amennyiben Ön még sosem rendelt a KEF Portálon keresztül, akkor célszerű ellenőrizni, hogy intézménye valóban regisztrálva van, ezt az oldal bal alsó sarkában található Intézmény keresés menüpont alatt teheti meg.

Intézménye nevének megadásával meggyőződhet arról, hogy intézménye valóban regisztrálva van, illetetve információt kap státuszáról. Ha a rendszer adatbázisában nem található intézménye, akkor a közbeszerzési folyamatban való részvételhez Önnek regisztrálnia kell.

Intézményi regisztráció

A szervezet regisztrációját a szervezet első felhasználójának regisztrációjával együtt kell elvégezni. Az első felhasználót a KEF a szervezet „adminisztrátoraként” tartja számon, vagyis Ő lesz felelős a szervezet adataiban és a szervezethez tartozó többi felhasználó adataiban bekövetkező minden változás menedzseléséért. Ez a funkció a későbbiek során módosítható. A Portálon történő regisztráció – a regisztráció és az adminisztrátor személyének írásbeli megerősítését követően - a KEF jóváhagyásával és a felhasználói jelszó regisztrációt kezdeményező e-mail címre való megküldésével zárul le.

A még nem regisztrált intézmény látogatója a regisztrációt a baloldalon található Intézményi regisztráció menü alatt teheti meg.

Intézményi regisztráció műveletre a rendszer kéri az intézmény adószámát vagy GLN számát (EAN/GS1), vagy KEF azonosítóját.

Keresés művelet után a rendszer ellenőrzi, hogy az intézmény regisztrált vagy sem. Amennyiben a megadott adat valamelyike a KEF adatbázisában már létezik, a rendszer megjeleníti azt, és a regisztráció folytatásának megerősítését kéri a látogatótól. (A regisztráció folytatódhat, mivel előfordulhat, hogy ugyanahhoz az adószámhoz tartozó intézménynek egy másik – a központosított közbeszerzések folyamatában önálló számla címzettjeként szereplő – szervezeti egysége kíván regisztrálni.)

Ha a megadott adatok alapján nincsen találat, illetve a látogató úgy dönt, hogy a regisztrációt folytatja, akkor az alábbi adatokat kéri a rendszer:

Regisztráló (későbbi adminisztrátor) nevének és e-mail címének megadása. A megadott e-mail címre a regisztráció befejezése után a rendszer elküldi a regisztráció írásbeli megerősítését tartalmazó Nyilatkozatot. Ha a rendszer a megadott kapcsolattartó e-mail címét megtalálja a KEF adatbázisában, akkor erre a tényre figyelmezteti a látogatót, és új e-mail címet kér.

Mehet. Megjelenik az Intézményi regisztrációs adatlap, mely adatcsoportonként, tartalmazza a rögzítendő adatok bevitelére szolgáló mezőket. A kereséskor megadott adatok megjelennek az adatlapon. A további Regisztrációs adat-mezők kitöltése az alábbiak szerint történik:

A *-gal jelölt adatok megadása kötelező. Ezen adatok hiányában megkísérelt Mentés után a rendszer figyelmeztet erre:

A dátum mezők kitöltése a dátum ikonnal történik.

Egyes mezők adatait kiválasztással lehet megadni - pl.: Felügyeleti szerv megnevezése - a mező neve melletti Kiválaszt művelettel. A művelet hatására megjelenik egy újabb ablak, ahol vagy a keresőmező segítségével, vagy az Előre – Vissza műveletekkel a keresett adat (a rendszerben már korábban rögzített felügyeleti szerv adatai) megtalálhatók. Az adat nevére kattintva annak kötelező tartalma megjelenik az a regisztrációs adatlap kritikus adatmezőjében.

Adatok megadása után a Mentés műveletet kell kezdeményezni. A rendszer ellenőrzi a kötelezően kitöltendő adatok meglétét, valamint azt hogy a kitöltött adatok megfelelnek-e a helyes adatformátumnak. Ha rendszer mindent rendben talál, megjeleníti az alábbi üzenetet, melyet követően a regisztrációt végző felhasználónak e-mailt küld.

Amennyiben intézménye már regisztrálva van, abban az esetben az intézmény adminisztrátora jogosult a további felhasználók regisztrálására.

Rendelés 
 

Lebonyolítása kétféleképpen történhet:

· A verseny újbóli megnyitása nélkül (168/2004. (V.25) Kormányrendelet 28. § (3) bekezdés) - amennyiben szükséges, az írásbeli vagy szóbeli konzultációt követően - az első rész bírálati szempontja szerinti nyertes kiválasztásával. Ekkor az intézmény a portálon szereplő terméket, az ottani mindenkori aktuális áron, egyszerű megrendeléssel szerzi be. Amennyiben a megrendelést a legkedvezőbb ajánlatot tevő szállító 2 munkanapon belül nem igazolja vissza, akkor a beszerző intézmény a soron következő legkedvezőbb ajánlatot tevő szállítónak küldheti meg a megrendelését.

· A verseny újraindításával (168/2004. (V.25.) Kormányrendelet 28. § (2) bekezdés). Ez esetben az intézmény közvetlen írásbeli ajánlattételi felhívást küld a keret-megállapodásban részes valamennyi ajánlattevőnek (szállítónak). Az ajánlattételi felhívás a keret-megállapodásban lévőnél az intézmény számára kedvezőbb (az ajánlattevők számára szigorúbb) feltételeket tartalmazhat. Amennyiben a keret-megállapodás eltérést enged az első rész bírálati szempontjától és/vagy azok súlyszámától, úgy az a meghatározottak szerint alkalmazható. A beérkezett ajánlatokat – amennyiben szükséges, az írásbeli vagy szóbeli konzultációt követően - kiértékelve (amennyiben az eljárás nem eredménytelen) az intézmény szerződést köt, mellyel kielégíti beszerzési igényét.

Kosárképzés alapelvei, avagy a legkedvezőbb ajánlat feltételei

Amennyiben az intézmény egy keret-megállapodáson belül többféle terméket is be kíván szerezni, azt a közbeszerzési portálon egy „kosárba” helyezve együttesen, külön-külön, vagy vegyes rendszerben értékelheti és szerezheti be. Azt az intézménynek kell eldöntenie, hogy az értékelés együttesen, vagy részekre bontva kerül megvalósításra. A kosárképzés módszertanával kapcsolatosan a központi beszerző szervezet (KSzF) az alábbi alapelveken nyugvó ajánlást adja az intézmények számára.

A kosárképzés alapelvei:

• a költségvetési források összességében hatékony felhasználása,
• az erőforrás-ráfordítás és a megtakarítás hozadékának arányossága,
• termékkosár-homogenitás intézményoldali műszaki-technológiai követelménye.

Az alapelvek figyelembe vételével tehát az intézményi beszerző felelősségi körében mérlegelni kell a beszerzendő termékek vonatkozásában azokat a körülményeket, amelyek megalapozzák a kosárban történő beszerzés, illetve a kosáron kívüli, egyedi értékelés módszer gazdaságosságát és hatékonyságát. Ez azt jelenti, hogy minden csoportos (több különböző termékből álló) beszerzés esetén az intézmény mérlegeli azt, hogy egyes jelentősebb értékű termékek beszerzése kosárban, vagy egyenként történő értékelés esetén gazdaságosabb összességében. Kisebb értékű termékek csoportos beszerzésénél mérlegelni kell, hogy a termékenként történő beszerzéshez kötethető erőforrás-ráfordítások arányban állnak-e a termékek gazdaságosabb beszerzési lehetőségével. E tekintetben figyelembe kell venni a termékek beszállításával, aktiválásával, nyilvántartási és karbantartási kötelezettségével összefüggő adminisztratív feladatokhoz kötődő ráfordításokat is.

Összegzésül tehát a kosárképzés módszertanára vonatkozó ajánlás alapvetően az intézmény felelősségi körében magvalósuló, a méretgazdaságossági elemzésen alapuló gazdaságossági és hatékonysági szempontok szerinti döntése alapján valósítható meg.

Kosár összeállítása

A kosár összeállítása történhet termék kereséssel, illetve böngészéssel, ez utóbbit akkor ajánljuk, mikor még nincs konkrét elképzelése. Mindkét menüpont a weboldal baloldal alján a keresés felett található. Mielőtt azonban nekiállna a termékek kereséséhez/böngészéshez célszerű előbb bejelentkezni, így később a megfelelő termék kiválasztásakor a megrendelés közvetlenül végrehajtható.

A szállító és a szerződés rubrikákat a kiválaszt gombra kattintva egy felugró menü segítségével tudjuk megadni, ilyenkor is segítséget nyújt a felugró ablak keresés funkciója.

A lista jobb oldalán található Bruttó ár már az ÁFÁ-t és a közbeszerzési díjat is tartalmazza. A Bruttó ár feliratra kattintva csökkenő, illetve növekvő sorrendbe rendezhetjük az árakat. A termékek megnevezésére kattintva további információhoz jutunk, például egy esetleges akció esetén (pirossal írt ár) megtudhatjuk az akció lejáratának időpontját.

Amennyiben a böngészést választja, úgy értelemszerűen, lépésről lépésre szűkítheti a találatokat, végül ebben az esetben is a rendeléshez a kosár ikonra való kattintáshoz van szükség.

A kosár ikonra kattintva felugrik egy ablak, ahol megadhatja a rendelni kívánt termék mennyiségét, és a rendelni kívánt terméke(keke)t a kosárba helyezheti.

Rendelés feladása

Amennyiben sikeresen összeállította a rendelni kívánt termékek listáját, és a rendelni kívánt termékeket a kosárba helyezte, nincs más dolga, mint a rendelés feladása.

ikonra való kattintással adhatja fel. Vegye figyelembe, hogy a megrendelés feladása után már nem módosíthat!

Megrendelések állapota

A már feladott megrendelések állapotáról a felső menüsor Megrendelések menüpont alatt tájékozódhat.

Itt kaphatunk információt a már megrendelt termékek állapotáról: új, visszaigazolt, jóváhagyásra vár, részben teljesített, teljesített, pénzügyileg részben teljesített, pénzügyileg teljesített, lejárt törölt. Valamint ugyanitt nyomtathatjuk ki az egyes megrendeléseket.

További információért látogasson el a KEF Közbeszerzési Portálra, illetve forduljon hozzánk bizalommal

Forrás: KEF Portál: Intézményi beszerzések lebonyolításának alapelvei

Általános felhasználói kézikönyv